Je bent niet verplicht om de gegevens van jouw client aan de verkoop- danwel de aankoopmakelaar te overhandigen. Zowel de verkoop- als de aankoopmakelaar is wel verplicht om de identiteit van de verkoper en koper vast te stellen, maar jij bent niet verplicht om daaraan mee te werken. Echter op basis van collegiaal gedrag kan het wel praktisch zijn om wel mee te werken. Maar dat is uiteraard aan jezelf.
Let op: Ook voor de aankoopmakelaar geldt dus dat deze de identiteit van de verkoper moet vaststellen op het moment dat een koopovereenkomst tot stand is gebracht.
Iedere makelaar, dus ook de aankoopmakelaar blijft trouwens wel zelf verantwoordelijk voor de identiteitsvaststelling.
Op basis van de AVG mag je uitwisselen, want het doel is om een koopovereenkomst tot stand te brengen en onderdeel van dat doel is een check in het kader van de Wwft (een wettelijke basis dus).
Hieronder een uitgebreidere toelichting. Deze komt uit de leidraad makelaars Wwft, geschreven en gepubliceerd door de toezichthouder Wwft (de belastingdienst).
Client
Onder cliënt wordt in het kader van (een deel van) het cliëntenonderzoek mede verstaan de wederpartij van de cliënt bij een door bemiddeling van de makelaar tot stand gebrachte en gesloten koopoverkomst (of huurovereenkomst) inzake onroerende zaken en rechten waaraan onroerende zaken zijn onderworpen. Concreet dienen makelaars de wederpartij te identificeren en diens identiteit te verifiëren. Ook moeten zij, indien van toepassing, de UBO identificeren en zijn identiteit verifiëren. Wanneer is de koopovereenkomst (of huurovereenkomst) tot stand gebracht en gesloten? Uitgangspunt is dat een overeenkomst tussen partijen tot stand komt door aanbod en aanvaarding daarvan. Dit kan in beginsel in iedere vorm geschieden, dus ook mondeling. Hoe zit dit dan ten opzichte van het cliëntenonderzoek bij de wederpartij? Veel makelaars maken zelf de koopovereenkomst op en laten deze ook ondertekenen. In die gevallen levert het cliëntenonderzoek geen problemen op en kan bij het ondertekenen van de koopovereenkomst de wederpartij worden geïdentificeerd en geverifieerd.
Aankoop makelaar
Voorstelbaar is dat het cliëntenonderzoek bij de wederpartij in voorkomende gevallen niet door de makelaar zelf kan worden uitgevoerd. In die gevallen zal de makelaar het cliëntenonderzoek moeten uitbesteden. Het uitbesteden van het cliëntenonderzoek aan de notaris die de koopakte opmaakt, ligt het meest voor de hand. Uitbesteding van het cliëntenonderzoek door het onderzoek bij de wederpartij te laten uitvoeren door uw eigen cliënt, is formeel niet verboden, maar dit levert wel weer een factor van potentieel hoger risico op witwassen en terrorismefinanciering op. U zult dan weer dit verhoogde risico moeten compenseren. Uitbesteden ontslaat u niet van uw eigen verantwoordelijkheid voor de juiste naleving van de Wwft. U moet zelf de gegevens van het cliëntenonderzoek in het dossier bewaren. Indien bij de transactie twee makelaars betrokken zijn, een aankoop- en een verkoopmakelaar, dan kunnen beide makelaars het cliëntenonderzoek bij de wederpartij aan elkaar uitbesteden. De aankoopmakelaar stuurt dan de gegevens van het cliëntenonderzoek dat hij bij zijn eigen kopende cliënt heeft gedaan naar de verkoopmakelaar, die in dat geval op zijn beurt de gegevens van zijn verkopende cliënt deelt met de aankoopmakelaar. Een verklaring van de makelaar van de wederpartij inhoudende dat hij zijn eigen cliënt heeft geïdentificeerd en geverifieerd, is zonder het toezenden van de achterliggende klantgegevens onvoldoende.
AVG
In de huidige Wwft is rekening gehouden met de AVG. Een belangrijk beginsel in de AVG is het beginsel van doelbinding. Dit beginsel bepaalt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Verdere verwerking van die persoonsgegevens op een wijze die niet met deze doeleinden verenigbaar is, is niet toegestaan. Dit beginsel is uitgewerkt in artikel 34a Wwft. Daarin is vastgelegd dat Wwft-instellingen persoonsgegevens op basis van de Wwft alleen mogen verwerken met het oog op het voorkomen van witwassen en financieren van terrorisme (doel).
De persoonsgegevens mogen niet verder worden verwerkt op een manier die niet met dit doel verenigbaar is. Naast de doelbinding is in artikel 34a, tweede lid, van de Wwft bepaald dat instellingen cliënten informeren over de wettelijke verplichting voor verwerking van persoonsgegevens op grond van de Wwft. Hierbij kan gedacht worden aan het informeren van cliënten over het doel van de verwerking van de gegevens en de wettelijke bewaartermijn75 die geldt ten aanzien van deze gegevens.
Meer informatie over dit onderwerp staat in de ‘Algemene leidraad Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)’ van de Ministeries van Financiën en Justitie en Veiligheid.76 Pagina 48 van deze Algemene Leidraad vermeldt o.a.: “Wel heeft het de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in de Richtsnoeren Identificatie en verificatie van persoonsgegevens opgenomen dat als er een wettelijke verplichting bestaat tot het vaststellen van de identiteit van een cliënt of relatie, dat er dan ook een kopie van het gecontroleerde identiteitsdocument mag worden vastgelegd. De verplichting om cliëntenonderzoek te verrichten is een wettelijke plicht.”
Let op: u mag echter geen onbewerkte kopie van het gecontroleerde identiteitsdocument bewaren. U dient bij het vastleggen en bewaren van een kopie van het gebruikte ID-bewijs de pasfoto en BSN af te schermen. Ook moet u misbruik met de vastgelegde kopie van het IDbewijs voorkomen, bijvoorbeeld door het aanbrengen van een watermerk.
